Η αξία των επιχειρησιακών εγγράφων μετατοπίζεται από την απλή ψηφιακή αποθήκευση στην ουσιαστική αξιοποίηση της πληροφορίας που περιέχουν. Στο νέο επεισόδιο των SmartTalks, ο Γιώργος Παλαιολόγος, ABBYY Certified Vantage Business Analyst, AMY e-sign, αναλύει πώς η αυτοματοποίηση εγγράφων, η ηλεκτρονική υπογραφή, η ασφάλεια και η τεχνητή νοημοσύνη μπορούν να ενταχθούν σε μια ενιαία στρατηγική για τους οργανισμούς. Όπως επισημαίνει, το κρίσιμο βήμα για τις επιχειρήσεις είναι να περάσουν από τη σάρωση και αποθήκευση εγγράφων στην αξιοποίηση των δεδομένων που παραμένουν κλειδωμένα σε τιμολόγια, συμβάσεις, παραστατικά και αρχεία. Το βασικό στρατηγικό συμπέρασμά του είναι ότι το έγγραφο πρέπει να μετατραπεί σε επιχειρησιακή δράση.
Η πορεία της AMY αποτυπώνει μια ευρύτερη εξέλιξη της αγοράς τεχνολογίας στην Ελλάδα. Η εταιρεία ξεκίνησε το 1981 από τη διάθεση προϊόντων υψηλής τεχνολογίας και, μέσα από τεχνογνωσία και στρατηγικές συνεργασίες, διεύρυνε σταδιακά το χαρτοφυλάκιό της προς ολοκληρωμένες λύσεις ψηφιακού μετασχηματισμού. Ο κ. Παλαιολόγος παρουσιάζει το AMY e-sign ως χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτής της μετάβασης, από το παραδοσιακό hardware και τα περιφερειακά συστήματα στο επιχειρησιακό λογισμικό. Όπως αναφέρει, η λύση χρησιμοποιείται ήδη σε κλάδους όπως η υγεία, η ενέργεια, οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, ο τουρισμός και το λιανεμπόριο, δείχνοντας την οριζόντια εφαρμογή της.
Ο κ. Παλαιολόγος υποστηρίζει ότι η ευφυής επεξεργασία εγγράφων αποκτά αυξανόμενη σημασία, επειδή μεγάλο μέρος της κρίσιμης πληροφορίας των οργανισμών εξακολουθεί να βρίσκεται μέσα σε μη δομημένα έγγραφα. Τιμολόγια, συμβάσεις, δελτία αποστολής, ιατρικά αρχεία και email μπορεί να έχουν ψηφιοποιηθεί, αλλά η αξία τους περιορίζεται όταν η επεξεργασία τους απαιτεί χειροκίνητη καταχώρηση, ελέγχους και διασταυρώσεις. Κατά την κρίση του, το πρόβλημα για τις επιχειρήσεις έχει περάσει από την απλή ψηφιοποίηση του χαρτιού στην κατανόηση περιεχομένου. Η δυνατότητα αυτόματης αναγνώρισης και αξιοποίησης αυτών των δεδομένων λειτουργεί πλέον ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καθώς συνδέεται με ταχύτερες αποφάσεις, καλύτερη εμπειρία πελάτη και μεγαλύτερη επιχειρησιακή ευελιξία.
Όπως εξηγεί, το ABBYY Vantage έρχεται να δώσει αξία ακριβώς σε αυτό το σημείο, μετατρέποντας ένα ψηφιοποιημένο αρχείο σε ενεργό μέρος της επιχειρησιακής διαδικασίας. Με τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης, machine learning και Intelligent Document Processing, η πλατφόρμα μπορεί να αναγνωρίζει το είδος κάθε εγγράφου, να εντοπίζει τα κρίσιμα δεδομένα και να τα μετατρέπει σε πληροφορία έτοιμη για χρήση από τα συστήματα του οργανισμού. Φέρνει ως παράδειγμα ένα εισερχόμενο τιμολόγιο, το οποίο μπορεί να αναγνωρίζεται αυτόματα, να διασταυρώνεται με στοιχεία ERP και να δρομολογείται προς έγκριση. Έτσι, το έγγραφο γίνεται ενεργό στοιχείο και η πληροφορία μετατρέπεται σε αυτοματοποιημένη ροή.
Ιδιαίτερη έμφαση δίνει στη μετάβαση από το πιλοτικό έργο στην παραγωγική λειτουργία, καθώς εκεί κρίνεται η πραγματική αξία της αυτοματοποίησης. Όπως σημειώνει, ένα τέτοιο έργο πρέπει να ξεκινά από σαφή κατανόηση της επιχειρησιακής ανάγκης και από συγκεκριμένο πρόβλημα που χρειάζεται επίλυση. Εξίσου σημαντική είναι η ενσωμάτωση με υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα, όπως ERP, CRM, SAP, πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων και εφαρμογές workflow. Η επιτυχία προκύπτει όταν τα δεδομένα ρέουν απρόσκοπτα μεταξύ συστημάτων, χωρίς να δημιουργούνται νέα σιλό πληροφορίας. Η αρχική επιλογή ενός use case με άμεσο όφελος δημιουργεί εμπιστοσύνη υιοθέτησης και ανοίγει τον δρόμο για σταδιακή επέκταση.
Στο πεδίο της ηλεκτρονικής υπογραφής, εστιάζει στη σύνδεση ανάμεσα στην ασφάλεια, την κανονιστική συμμόρφωση, την προστασία προσωπικών δεδομένων και την αποδεικτική ισχύ. Όπως αναφέρει, το AMY e-sign καταγράφει, πέρα από την οπτική απεικόνιση της υπογραφής, δυναμικά βιομετρικά χαρακτηριστικά, όπως ταχύτητα, πίεση, ρυθμό κίνησης γραφίδας και επιτάχυνση. Αυτά τα στοιχεία δημιουργούν ένα μοναδικό ψηφιακό αποτύπωμα της συγκεκριμένης ενέργειας, το οποίο συνοδεύεται από πρόσθετα δεδομένα, όπως ημερομηνία, ώρα και συσκευή. Παράλληλα, η υπογραφή κλειδώνει με το έγγραφο, ώστε ακόμη και μικρή μεταβολή στο κείμενο να μπορεί να καταστήσει άκυρη τη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, όπως υποστηρίζει, ενισχύεται η αποδεικτική τεκμηρίωση.
Η ιδιότητά του ως ABBYY Certified Vantage Business Analyst, σύμφωνα με τον κ. Παλαιολόγο, απαιτεί συνδυασμό τεχνολογικής γνώσης και κατανόησης των πραγματικών επιχειρησιακών ροών. Η προσέγγιση ενός πελάτη ξεκινά από την αποτύπωση της διαδικασίας και όχι από την ίδια την τεχνολογία. Όπως εξηγεί, εξετάζονται τα σημεία καθυστέρησης, οι επαναλαμβανόμενες ενέργειες και οι χειροκίνητες παρεμβάσεις, ώστε να εντοπιστούν τα πραγματικά bottlenecks. Στη συνέχεια, δυνατότητες όπως OCR, extraction, classification και validation μπορούν να ενταχθούν σε end-to-end workflows. Κατά την κρίση του, αυτή η διπλή οπτική οδηγεί σε λύσεις που στηρίζουν τη λειτουργική συνέχεια και μπορούν να επεκταθούν καθώς ο οργανισμός ωριμάζει ψηφιακά.
Για τα επόμενα βήματα, βλέπει τη σύγκλιση τεχνητής νοημοσύνης, αυτοματοποίησης εγγράφων και ηλεκτρονικής υπογραφής ως μετάβαση σε ένα πιο ολοκληρωμένο μοντέλο επιχειρησιακής αυτοματοποίησης. Όπως τονίζει, λύσεις όπως το ABBYY Vantage και το AMY e-sign λειτουργούν ως κρίκοι μιας ενιαίας ψηφιακής αλυσίδας: η πρώτη αναλαμβάνει την κατανόηση και μετατροπή της πληροφορίας, ενώ η δεύτερη την πιστοποίηση και ολοκλήρωση της επιχειρησιακής πράξης. Για την AMY, η στρατηγική κατεύθυνση είναι η απλοποίηση της πολυπλοκότητας. Το βασικό κριτήριο επιτυχίας, σύμφωνα με την ανάλυσή του, θα είναι η πραγματική επίδραση στην καθημερινή λειτουργία: λιγότερες χειροκίνητες ενέργειες, ταχύτερες διαδικασίες, αξιοπιστία, μετρησιμότητα και μεγαλύτερη προβλεψιμότητα.
Τα SmartTalks κατέκτησαν την 1η θέση στην κατηγορία «Καλύτερο Podcast Τεχνολογίας» και την 3η θέση στην κατηγορία «Καλύτερο Podcast Επιχειρηματικότητας». Μάθετε περισσότερα εδώ!
