Σήμερα, το ανθρώπινο δυναμικό των επιχειρήσεων καλείται περισσότερο από ποτέ, να ανταποκριθεί στις ανάγκες για διασύνδεση, συνεργασία και ευελιξία. Οι νέες αυτές προκλήσεις, ωστόσο, έχουν δημιουργήσει μία άνευ προηγουμένου πολυπλοκότητα στις διαδικασίες, η οποία επηρεάζει αρνητικά την επιτυχία των επιχειρήσεων, σύμφωνα με τα ευρήματα της έρευνας για την απλοποίηση των μελλοντικών επιχειρηματικών διαδικασιών, που διεξήγαγε το περιοδικό Knowledge @ Wharton και η SAP.
Όπως ανέδειξε η έρευνα, η εταιρική αδράνεια, η έλλειψη ξεκάθαρων προτεραιοτήτων από την ανώτερη διοίκηση, καθώς και η μη ορθή αξιοποίηση των δυνατοτήτων των λύσεων τεχνολογίας, είναι οι βασικοί παράγοντες για τους οποίους παρουσιάζεται μεγάλη απόκλιση μεταξύ των ενεργειών που οι επιχειρήσεις διατείνονται ότι κάνουν και αυτών που πράγματι κάνουν, αναφορικά με την απλοποίηση των διαδικασιών. Παρ’ όλο που η απλοποίηση των διαδικασιών θα πρέπει να αποτελεί αδιαμφισβήτητη στρατηγική προτεραιότητα για τις σύγχρονες εταιρείες, πολλοί ηγέτες δεν καταφέρνουν να ευθυγραμμίσουν επαρκώς τις ενέργειές τους με τους στόχους που έχουν τεθεί για απλοποίηση των διαδικασιών, αποτελεσματική διαδικασία λήψης αποφάσεων και αξιοποίηση της τεχνολογίας.
Παράλληλα, η έρευνα υπέδειξε και τα εργαλεία με τα οποία οι εταιρείες μπορούν να επιτύχουν την απλοποίηση των διαδικασιών, άμεσα και αποτελεσματικά. Τέτοια εργαλεία είναι η αυτό-διάγνωση, η απρόσκοπτη υποστήριξη από την ανώτατη διοίκηση και η συνεχής ενθάρρυνση για αλλαγή.
Η έρευνα αποτελεί μία πρωτοβουλία της SAP και ανατέθηκε στο Knowledge @ Wharton, το online περιοδικό του Wharton School του Πανεπιστημίου της Πενσυλβάνια. Το δείγμα της έρευνας αποτελούνταν από 700 στελέχη εταιρειών διαφορετικού κλάδου, μεγέθους, τόπου, ενώ τα ευρήματα εμπλουτίστηκαν από συνεντεύξεις με στελέχη της SAP και καθηγητές του Wharton School.
Η έρευνα σκιαγράφησε τους βαθύτερους παράγοντες που κρύβονται πίσω από την πολυπλοκότητα στο χώρο εργασίας:
Οι πολύπλοκες διαδικασίες είναι ευρέως διαδεδομένες
Σχεδόν τα τρία τέταρτα (74%) του συνόλου των ερωτηθέντων, ανέφεραν ότι η πολυπλοκότητα που συναντάται στις λειτουργίες και τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, αποτελεί ανασταλτικό παράγοντα στην επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων. Το πρόβλημα είναι ακόμα πιο έντονο μεταξύ των ανώτατων στελεχών, καθώς μόνο το 27% των ερωτηθέντων πιστεύει ότι σε ανώτερο επίπεδο λαμβάνονται καθημερινά αποφάσεις που αποσκοπούν στην απλοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών.
Σημαντικό είναι το γεγονός πως η τεχνολογία δεν φαίνεται να βοηθά στην επίλυση ολόκληρου του προβλήματος. Το 60% των ερωτηθέντων θεωρεί ότι η τεχνολογία περιορίζει την ικανότητά τους να επιτύχουν τους στρατηγικούς στόχους. Η μειωμένη αποτελεσματικότητα των λύσεων τεχνολογίας που υιοθετούνται, οφείλεται κυρίως στο ότι δεν αποτελούν προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις. Συγκεκριμένα, μόνο το 39% των ερωτηθέντων δηλώνει ότι έχει απλοποιήσει τις διαδικασίες που συνδέονται με την πλήρη αξιοποίηση των τεχνολογικών εργαλείων του εκάστοτε οργανισμού.
«Οι επικεφαλής των τμημάτων HR θα πρέπει να αναθεωρήσουν τη στρατηγική τους, να εκσυγχρονίσουν τις διαδικασίες και να «αγκαλιάσουν» τις νέες τεχνολογίες, ούτως ώστε να επιτύχουν μακροπρόθεσμη ανάπτυξη», δήλωσε ο Chief Human Resources Officer της SAP, κ. Stefan Ries. «Οι εταιρείες δεν θα πρέπει πλέον να αποδέχονται την έλλειψη αποτελεσματικότητας, αλλά να απαντούν με το βέλτιστο τρόπο στις προκλήσεις και την πολυπλοκότητα που είναι διάχυτες στα σύγχρονα εργασιακά περιβάλλοντα. Η απλοποίηση των διαδικασιών συνιστά τη νέα επιτακτική ανάγκη».
Οι απλοποιημένες διαδικασίες έχουν στρατηγική σημασία
Η πλειοψηφία των επικεφαλής των εταιρειών πιστεύει πως η απλοποίηση των επιχειρησιακών λειτουργιών είναι επωφελής, ενώ ποσοστό μεγαλύτερο του 67% υποστηρίζει πως η σημασία τους θα αυξηθεί κατά πολύ μέσα στα επόμενα 3 χρόνια. Επιπλέον, το 42% των ερωτηθέντων εμφανίζεται αισιόδοξο, καθώς θεωρεί πως οι προσπάθειες απλοποίησης των επιχειρησιακών λειτουργιών θα επιφέρουν σημαντικά αποτελέσματα μέσα στα επόμενα τρία χρόνια.
Οι ερωτηθέντες πιστεύουν επίσης πως η τεχνολογία θα δράσει καταλυτικά για τη μείωση της πολυπλοκότητας. Μέσα σε διάστημα 3 ετών, αναμένουν αύξηση ύψους 165% στην ικανότητα των ηγετών να αποκτούν πρόσβαση στην πληροφορία μέσω των self-service εργαλείων και να οδηγούνται τελικά στην ταχύτερη λήψη αποφάσεων. Οι πιο δημοφιλείς τεχνολογίες για τη βελτίωση της απλοποίησης των διαδικασιών περιλαμβάνουν:
• Περισσότερο αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης ταλέντων και επιδόσεων
• Διορατικότητα σε συνδυασμό με analytics, για την αξιολόγηση της επιρροής της ηγεσίας
• Ολοκληρωμένες διαδικασίες μάθησης και ανάπτυξης
• Συνεργατικά εργαλεία που ενθαρρύνουν τη δέσμευση των εργαζομένων και τη συμμετοχή σε διάλογο με τα ανώτατα στελέχη
«Ο πρώτος τρόπος για να μειωθεί η πολυπλοκότητα, είναι να αφιερωθεί χρόνος και πόροι για την επίλυση του προβλήματος», δήλωσε ο καθηγητής Operations and Information Management στο Wharton School, κ. Morris Cohen. «Τα ευρήματα αυτά δείχνουν πως οι εταιρείες δεν έχουν δώσει την απαιτούμενη προσοχή στο φαινόμενο της
πολυπλοκότητας. Είναι προφανές ότι αυτή η έλλειψη προσοχής δεν μπορεί να συνεχιστεί».
